Положение об обработке ПДн: чем отличается от политики
Положение об обработке ПДн — это внутренний документ компании. Политика на сайте объясняет правила пользователям, а положение описывает для сотрудников, как бизнес собирает, хранит, передаёт, защищает и удаляет персональные данные.
Если сайт принимает заявки, ведёт CRM и передаёт данные подрядчикам, публичной политики мало. Нужен внутренний порядок, который связывает формы сайта, доступы, документы и ответственность.
Чем отличается от политики
| Документ | Для кого | Что описывает |
|---|---|---|
| Политика | пользователь сайта | цели, данные, права, контакты |
| Положение | сотрудники и компания | процессы, роли, доступы, сроки |
| Согласие | конкретный субъект | волю на обработку в сценарии |
| Регламент доступа | сотрудники и подрядчики | кто и к чему имеет доступ |
Разделы положения
- цели и принципы обработки;
- категории ПДн и субъектов;
- системы обработки: сайт, CRM, почта, облако;
- роли сотрудников и ответственный;
- выдача и отзыв доступов;
- работа с подрядчиками;
- сроки хранения и удаление;
- порядок ответа на обращения субъектов;
- действия при инциденте;
- контроль актуальности документов.
Как связать с сайтом
Положение должно опираться на реальную карту данных: формы, cookie, CRM, рассылки, чаты, хостинг и подрядчиков. Если сайт изменился, положение тоже нужно обновлять.
Лучше не писать положение как учебник. Оно должно отвечать на практические вопросы сотрудника: можно ли выгрузить базу, кому дать доступ, как удалить заявку, куда передать запрос пользователя.
Когда обновлять
- запущена новая форма или личный кабинет;
- подключена новая CRM или рассылка;
- изменились сроки хранения;
- появился новый подрядчик;
- изменился ответственный за ПДн;
- после инцидента или внутренней проверки.
Коротко
Положение нужно публиковать на сайте?
Обычно положение — внутренний документ. На сайте публикуют политику обработки ПДн, а положение хранят в контуре компании.
Малому бизнесу нужно положение?
Если есть сотрудники, CRM, подрядчики и регулярная обработка ПДн, положение помогает показать внутренний порядок и распределить ответственность.
Практический следующий шаг
Соберите положение по реальным процессам
Пакет документов по 152-ФЗ под ключ стоит 20 000 ₽. Перед подготовкой полезно пройти аудит сайта, чтобы документ не расходился с формами и CRM.