Уведомление в Роскомнадзор: как подать и когда обновлять сведения

Кому нужно подавать уведомление

Обязанность относится к оператору персональных данных, а не к каждому домену отдельно. Если компания определяет цели и способы обработки клиентских или кадровых данных, нужно проверить её положение по статье 22. Сайт с формами и CRM часто являются частью такой обработки.

Исключения узкие: в частности, обработка исключительно без средств автоматизации, а также специальные случаи для государственных информационных систем и транспортной безопасности. Общее исключение «обрабатываем только сотрудников» больше не действует. Небольшой размер компании сам по себе от уведомления не освобождает.

Какие сведения собрать перед заполнением

Сведения о защите не стоит заполнять списком мер, которых у вас нет. Уточните инфраструктуру у разработчика и хостинга. Адрес офиса компании и место нахождения базы могут различаться.

Для трансграничной передачи предусмотрен отдельный порядок. Отметка в общем уведомлении не заменяет его; расположение иностранного поставщика ещё не раскрывает весь маршрут данных.

• Данные оператора и контакты ответственного за организацию обработки.
• Каждую цель отдельно: например, заявки, договоры, кадровый учёт, продвижение предложений.
• Для каждой цели: категории людей и данных, основание, действия и способы обработки.
• Дату начала, срок или условие прекращения обработки.
• Фактические меры защиты и сведения о месте нахождения базы данных граждан РФ.
• Наличие или отсутствие трансграничной передачи и другие применимые сведения формы.

Как подать уведомление

Сначала найдите оператора в реестре по его реквизитам. Если запись уже есть, выясните, какие сведения поданы и нужно ли их изменить. Не создавайте повторную первичную подачу только потому, что у компании появился ещё один сайт.

Подготовьте сведения, откройте официальный портал Роскомнадзора и выберите нужную форму. Следуйте действующим инструкциям портала по подписи и отправке. Закон предусматривает бумажный и электронный документ, подписанный уполномоченным лицом; сохранённый в браузере черновик ещё не является поданным уведомлением.

Сохраните копию отправленного документа и подтверждение подачи. Затем проверьте запись в реестре и сообщения ведомства: неполные сведения могут потребовать уточнения. Конструктор помогает подготовить данные, но не отправляет уведомление за оператора.

Подключили CRM или виджет: что сравнивать

Заведите внутреннюю таблицу «было / стало / что меняется в уведомлении». Она помогает не забыть связанные документы: политику, согласия и договоры с обработчиками. Обязанность сообщить об изменениях возникает из изменения сведений, а не из самого факта установки программы.

В какой срок сообщать об изменениях

Изменения сведений направляют не позднее 15-го числа следующего месяца. Например, если сведения изменились в октябре, ориентир по этой норме: не позднее 15 ноября. Не откладывайте отправку на последний день; отдельно проверьте правила исчисления срока для своей ситуации.

Десять рабочих дней относятся к уведомлению о прекращении обработки, а не к обычному обновлению сведений. Закрытие одного лендинга не всегда означает прекращение обработки у оператора: могут остаться сотрудники, договоры, клиентская база и другие процессы.

Что уведомление не исправляет

Запись в реестре не делает законными лишние поля формы, не заменяет согласие и не подтверждает выполнение мер защиты. Проверяйте отдельно документы, основания и фактические действия с данными.

Если письмо Роскомнадзора уже пришло, не ограничивайтесь обновлением уведомления. Разберите документ и ответьте на конкретные вопросы в предусмотренном порядке. За неисполнение обязанности уведомить предусмотрена ответственность; квалификация зависит от обстоятельств, а отсутствие записи на дату поиска само по себе не доказывает, что уведомление не подавалось.