Акт уничтожения ПДн: когда нужен и что включить
Акт уничтожения ПДн фиксирует, что персональные данные удалены или уничтожены по конкретному основанию: истёк срок хранения, цель обработки достигнута, пользователь отозвал согласие или поступило требование удалить данные.
Опубликовано: · Обновлено:
Для сайта акт особенно полезен, когда удаление затрагивает не одну запись, а выгрузки, документы, бумажные формы, старые базы или данные у подрядчика.
Когда акт нужен
- удаляется пакет документов или архив заявок;
- уничтожается бумажный носитель с ПДн;
- закрывается старый сервис или база;
- исполняется запрос субъекта на удаление;
- подрядчик подтверждает удаление переданных данных;
- истёк срок хранения по внутреннему регламенту.
Что включить в акт
| Реквизит | Пример |
|---|---|
| Дата и место | когда уничтожены данные |
| Основание | срок хранения, отзыв, запрос, регламент |
| Состав данных | заявки за период, база, документы |
| Способ | удаление, перезапись, уничтожение носителя |
| Ответственные | кто выполнил и кто проверил |
Что проверить перед подписанием
Нужно убедиться, что данные удалены не только из основной системы, но и из выгрузок, рабочих папок, рассылок, почтовых вложений и доступных бэкапов.
Если данные были у подрядчика, акт оператора лучше дополнить подтверждением подрядчика: что именно удалено, когда и из какой системы.
Чем акт отличается от журнала
Журнал фиксирует обращение или процесс. Акт фиксирует результат уничтожения. В идеале они связаны: в журнале есть запись обращения, а в акте — подтверждение действия.
Для массового автоматического удаления можно вести системный лог, но юридически значимые случаи лучше оформлять актом.
Вопросы и ответы
Нужен ли акт при удалении одной заявки?
Не всегда. Но если заявка связана с запросом субъекта или спорной ситуацией, лучше зафиксировать удаление хотя бы записью в журнале.
Можно ли хранить акт в электронном виде?
Да, если у компании принят такой порядок и документ доступен ответственным лицам. Главное — сохранить дату, основание, состав данных и ответственных.
Практический следующий шаг
Проверьте, есть ли порядок удаления данных
Полный аудит 152-ФЗ за 490 ₽ покажет, где сайт собирает и хранит ПДн. подготовку документов можно обсудить по телефону.